Управление данными или своя электронная библиотека

Вы храните литературу в своем компьютере? Легко ли ее найти в нужный момент? А вставить цитату в список публикаций? А составить список ссылок из сотни источников?

Недавно я обнаружил, что даже продвинутые компьютерные пользователи не умеют рационально организовать материалы в своем архиве, поэтому и решил написать данную заметку. Сегодня речь пойдет о библиографических базах данных.

Этот материал будет полезен всем, кто хочет поддерживать порядок и легко находить в нужный момент книги, статьи и прочие материалы (в том числе фильмы и аудиозаписи). Но особенно полезно использование библиографических баз будет студентам и научным работникам, которым приходится часто оформлять различные списки ссылок на публикации.

Итак, проблема заключается в том, что папочная структура хранения данных не позволяет создать идеальную таксономию и распределить все материалы для легкого последующего поиска. И, даже когда материал найден, извлекать из него «метаданные» (автора, год издания и пр. ) чаще всего приходится вручную.

С решением этих проблем уже достаточно давно успешно справляются библиографические базы данных — программы, хранящие в себе как подробную информцию о публикации, так и, при необходимости, ссылку на файл. Чтобы было понятнее, не будем вдаваться в теорию об идеальной системе хранения, а рассмотрим конкретные примеры реализаций.

Главное, что должны «уметь» такие программы:

• отделение данных от представления (описаний от форматирования);
• хранение данных и удобный их поиск;
• облегчение доступа к самим описанным материалам;
• облегчение составления форматированного списка ссылок.

EndNote

Когда я впервые столкнулся с проблемой управления библиографическими записями, выбор пал на проприетарную программу EndNote.
Пробная версия легко устанавивается и осваивается. Эта программа позволяет хранить в своей внутренней базе данных библиографические описания всех возможных типов материалов, а также иллюстрации к ним и ссылки, непосредственно, на файлы публикаций (если такие есть).

Хранимая в EndNote инфрмация может быть легко извлечена и отформатирована одним из множества входящих в комплект стилей или своим собственным (например для ВАКа). Так снимается одна из основных проблем списков литературы — расстановка нужных знаков и сокращений в ссылках.
Например, одни и те же данные могут выглядеть:

Расширение «cite while you write» для иногда используемого «Microsoft Word» позволяет использовать базу данных EndNote для вставки ссылок прямо во время написания публикаций, что снимает еще одну проблему — нумерацию ссылок.

Естественными «бонусами» к основной функциональности являются возможности поиска в интернет-базах (библиотеках, PubMed и др. ) и экспорт/импорт описаний.

EndNote меня устраивал до тех пор, пока не возникла необходимость переноса библиотеки между системами — кроме того, что сама программа платная, версия под Линукс также отсутствует.

Jabref

На данный момент для меня оптимальным решением является использование BibTeX в связке с графическим интерфесом Jabref.
BibTeX — по сути является программой для вывода списков ссылок в LaTeX, которая использует для хранния информации текстовой файл (чаще всего с расширением. bib). Формат этого файла позволяет сохранять описание большинства возможных с необходимым набором полей и может быть расширен пользователем под свои конкретные цели. Естественно, его можно править в любом текстовом редакторе на любой платформе. Это и долгая история его развития (с 1985 года) обеспечили формату большую популярность, вследствие чего большинство программ для работы с библиографией могут его импортировать/экспортировать, а многие он-лайн библиотеки в предоставляют описание материалов именно в нем.
Текстовой процессор OpenOffice также может работать с базами BibTeX и вставлять из них ссылки в материалы.

Для удобства работы с bib-файлами можно использовать и специальные программы-редакторы. Одним из наиболее удобных является JabRef.

Он умеет все, что должны делать менеджеры библиографий и дополнительно обладает рядом преимуществ:

• бесплатный (лицензия GPL);
• кроссплатформенный и переносимый (единственный jar-файл не требует установки);
• непосредственный поиск по интернет-базам данных;
• открытие внешних ресурсов (URL, DOI, PDF, PS и другие) в одно нажатие;
• возможность экспорта в множество форматов: HTML, Docbook, BibTeXML, MODS, RTF, Refer/Endnote и OpenOffice.org;
• расширяемость и настраиваемость.

Редактор очень легок в освоении: )
Итак, если вы хотите поддерживать порядок в своих данных и получать удовольствие от составления списка литературы — попробуйте одну из множества существующих программ. Они сэкономят вам много времени и «нервов».