Место встречи Химиков

Все написанное ниже — мое «ИМХО», основанное на личном опыте участия в различных как научных, так и не очень мероприятиях, а также их организации.
Даже беглый поиск информации в сети на тему проведения конференции выдает достаточно рекомендаций, но все они слишком общие.
Большинство оргкомитетов, естественно, соблюдают подобные рекомендации, но, при этом, часто умудряются добиться редкой неэффективности процесса и создают неудобства себе и участникам.

В этой заметке мы постараемся рассмотреть оптимальную схему организации сайта конференции, регистрации участников, приема и оформления тезисов докладов.

Сайт мероприятия

Уверен, что никто не станет спорить о необходимости сайта конференции, но то, как выглядит их большинство просто ужасает. Большая часть сайтов научных мероприятий сделана буквально, «чтобы было», чуть ли не в «Верде» (а иногда именно в нем) и абсолютно не выполняет своих функций.
Основное же, что обязательно должно быть на сайте:

• общее описание действа;
• тематика: максимально детальная, с разбивкой на предполагаемые секции;
• информация об организаторах: почти всегда находится на первой странице, хотя спокойно может обойтись и более глубокой;
• основные сроки: регистрации, подачи тезисов, оплаты оргвзноса, заезда;
• условия участия: рабочий язык, формы докладов, стоимость, необходимые ученые степени;
• место проведения, доезд и проживание: краткое описание местности, доступный транспорт, его стоимость, типичная погода, карта местности (от Гугла или Яндекса, например), возможные варианты поселения с примерной стоимостью;

Эти пункты, как правило, соблюдаются, следующее же часто игнорируется:

• отчет о проводившихся ранее мероприятиях этой серии: часто конференции накладываются по срокам и выбор «куда поехать» определяется личным опытом, общением с коллегами или по доступной информации;
• приглашенные докладчики;
• доступные средства презентации докладов: удобно знать, что, например «презентация должна быть только на CD носителе, в формате pdf; будет предоставлен пульт с лазерной указкой, а для стендовых докладов — размер формата А1 будет закреплен в портретной ориентации кнопками»;
• программа культурных и бизнес-мероприятий: если предполагаются выставки, экскурсии, банкеты — хорошо заранее знать как их формат, так и стоимость участия;
• список предполагаемых участников и тезисы их докладов: многие оргкомитеты не размещают ни тезисы, ни даже список участников на сайте. Так снижается польза от научных встреч — удобно ехать в командировку зная кого встретишь и на какие темы можно будет пообщаться.

Здесь мы не говорим о дизайне сайта: начные работники — не дизайнеры и главное — чтобы участники могли, зайдя на сайт, получить всю необходимую информацию.

Причем, на начальном этапе подготовки к мероприятию существенным является описание проходивших ранее конференций этой серии, непосредственно перед часом «Ч» — программа мероприятия, принятые тезисы и информация по доезду. К сожалению, то, что коммерческие презентации и семинары давно используют, научные оргкомитеты до сих практически полностью игнорируют: конференция заканчивается не банкетом и отправкой гостей по домам, а пост-релизом с описанием самых запоминающихся моментов и фотографиями (это сильно облегчит проведение следующих встреч).

Также продуманный веб-сайт облегчит процесс подготовки встречи как для организаторов, так и для участиков в таких моментах, как регистрация и подача тезисов.

Регистрация участников

К счастью, большинство оргкомитетов уже используют веб-формы регистрации, но часто они выполняют лишь роль шаблона письма.

Для наибольшей эффективности регистрация должна давать участнику учетную запись на сайте конференции: с возможностью входа под своим паролем и последующего редактирования, добавления необходимой информации. Наверное, лишним будет говорить, что такая возможность позволит оперативно размещать актуальную информацию о предполагаемых докладчиках на сайте и облегчит управление всем процессом подготовки мероприятия.

Прием тезисов

Подготовка тезисов к отправке часто является самым раздражающим моментом для участников, а для организаторов этим моментом, наверняка, является издание сборника.

Можно было бы брать пример с Elsevier’а и его системы для авторов, но на конференциях тезисы никто не будет перенабирать, кроме того оргкомитеты стараются облегчить себе жизнь и начинают изобретать «правила» оформления… По идее эти требования должны позволить «верстальщикам» тезисов легко скомпоновать в любимом «ЗлоВерде» все страницы и заняться чем-то более приятным.

В результате появляются такие «правила-шедевры», как, например эти www-chemistry.univer.kharkov.ua/files/Abstract_sample. pdf: для набора обязательно использовать какой-то «Верд», которого, как и «шрифта» приевшегося семейства ТаймсНьюРоман может не быть на компьютере; задаются какие-то значения отступов и пр…
В результате у авторов значительная часть времени уходит не на написание тезисов, а на их оформление; организаторам же все равно приходится извращаться с последующей версткой.

Выходом могла бы служить здесь система LaTeX, но, знакомая большинству математиков, у химиков она чаще всего вызывает шок и непонимание. Различные XML-форматы даже упоминать не будем…

Наиболее подходящим вариантом в этом случае видится привычная многим по блогам и форумам HTML-разметка.
Так, система отправки тезисов должна быть доступна зарегистрированным участникам на сайте конференции. Вводя информацию последовательно в отдельные поля участнику не надо заботиться о форматировании и он может сосредоточиться только на содержании публикации. (С помощью WYSIWYM редактора можно дать возможности смыслового форматирования и оформления формул). Конечно, после завершения правок должен предоставляться предпросмотр *.pdf.

Организаторы же при такой системе весь контроль оформления могут доверить автоматике, а перед печатью — вывести весь материал в *.pdf по удобному им шаблону (с приятными глазу семействами шрифтов, нужным кеглем, отбивками, выключкой и интерлиньяжем) и автоматически сформировать оглавление с авторским указателем.

Опять же, такой механизм позволит легко выложить все тезисы на сайт задолго до начала конференции.

Естественно, хотя тоже редко соблюдается то, что программа, тезисы докладов и отчет о проведенном мероприятии должны еще долго после окончания конференции оставаться доступными в сети — так будет и участникам приятнее ссылаться на свои доклады, и легче организовывать последующие встречи, а ведь каждое хорошее действо должно иметь продолжение.